Ahhhhh ce sujet top glamour des entrepreneurs … Je ne vais peut-être pas me faire des amis, mais je vais vous expliquer pourquoi moi je recommande à tous les entrepreneurs de traiter ce sujet avec sérieux.

La réglementation

La réglementation n’oblige pas aujourd’hui les Micro-entreprises à avoir un logiciel certifié pour leur devis / factures. Il en a été question cette année mais, à ce jour, ça ne sera applicable que pour les entreprises utilisant une caisse (commerces en règle générale). Et nombreuses sont les personnes qui sont ravies de cette modification car utiliser un logiciel est pour eux une aberration.

Le site du service public précise : “Le micro-entrepreneur bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise ou micro-social doit tenir une comptabilité allégée, impliquant notamment l’absence d’obligation de bilan annuel à présenter. Seul l’enregistrement chronologique des recettes et des achats non modifiable est exigé.

Je mets en avant “non-modifiable“, pourquoi ? parce qu’il est important que le logiciel de devis/facture verrouille les factures. J’ai fait un atelier un jour sur la gestion de sa paperasse en entreprise. Plusieurs des personnes présentes ayant une ME faisaient des factures sur Excel. Hors c’est INTERDIT. Voici ce que vous devez retenir :

  • il faut que les numéros se suivent (factures ou avoirs)
  • il faut que les factures puissent être retrouvées facilement (idem pour les avoirs)
  • il ne faut pas que les factures puissent être supprimées ou modifiées (idem pour les avoirs)
  • il y a des mentions obligatoires (tant sur les devis que les factures ou avoirs)
  • Ce sont les avoir qui annulent les factures

De plus, dans le monde de l’entrepreneuriat, il n’est pas sérieux d’envoyer une facture sur Word ou Excel à ses clients. Et je peux vous trouver tout un tas d’autres bonnes raisons d’utiliser un vrai logiciel.

Pour information, toute comptabilité peut être rejetée par l’administration en cas de suivi sur EXCEL .. à bon entendeur ..

Les logiciels de facturation

Utiliser un logiciel c’est profiter d’un outil tout fait, pensé pour nous faire gagner du temps, la numérotation des factures (et avoirs) est automatique, il y a une sauvegarde automatique de vos données, les clients sont listés automatiquement, certains logiciels peuvent sortir les lettres de relances automatique en cas de non paiement, des tableaux indiquant votre CA, vous pouvez enregistrer les règlements et ça peut aussi calculer tout seul vos charges. (beaucoup d'”automatique”dans cette phrase ..)

Alors, pourquoi ne pas sauter le pas ?

C’est payant

Faux ! Archi faux … il suffit de rechercher sur google “logiciel de facturation gratuit” … vous aurez une multitude de logiciels car c’est une activité que de plus en plus d’entreprises ont développé ! je peux vous en citer plein ! Mais pour réduire, voici mes préférences :

  • HENRRI : super facile pour les plus réfractaires, la prise en main se fait en 5 min chrono, comme tout logiciel il faut paramétrer avec ses coordonnées, logo et SIRET et hop, vous pouvez l’utiliser.
  • INTIA : aussi facile que HENRRI pour la mise en place, il est gratuit jusqu’à 7000 € de CA facturé sur le logiciel. Au delà, c’est vrai, il est payant mais c’est une entreprise de Brest et vous pouvez les appeler à tout moment !
  • DOLIBARR : pour ceux qui veulent aller plus loin, c’est un logiciel de devis/factures + un CRM, il est gratuit MAIS est plus compliqué que les 2 précédents. il faut avoir envie de fouiller un peu et de comprendre comment ça marche. Moi j’ai finalement choisi celui-ci car je voulais plus de possibilités sur mon logiciels. Sur Dolibarr je peux suivre aussi mes achats par exemple.

Il y en a encore d’autres mais je ne les connais pas assez pour en faire un lien. Je vous laisse faire vos recherches tout seul 😉

Et si je veux faire un prêt ?

Oui, ça c’est vrai ! Ce n’est pas parce qu’on est en ME que l’on a pas le droit de faire un prêt personnel pour acheter une maison ou en construire une ! C’est mon cas d’ailleurs et je suis bien contente d’avoir utilisé un vrai logiciel (CIEL Auto-Entrepreneurs, qui ne se fait plus ..) pour pouvoir sortir un compte de résultat de mes dernières années ! Ça fait quand même plus sérieux de se présenter avec un tableau généré par un logiciel avec des mots qui parlent aux banquiers plutôt qu’un pauvre tableau excel .. Ceci-dit, je ne dis pas que c’est impossible … juste qu’on peut faire mieux !

Vous dépassez les seuil ?

C’est aussi mon cas 🙂  et par conséquent, je dois avoir un comptable à partir de 2018. Et qu’est ce qu’il m’a demandé pour notre rdv ? les chiffres de mes CA de 2016 et de cette année, normal. Et je n’avais pas honte de présenter mes tableaux tout beaux !

Et j’ai surtout découvert quelque chose …. Je voulais, pour une question de coût, saisir moi-même mes charges dans mon logiciel (puisque je le peux) et les transférer au comptable, le cabinet gagnerait ainsi du temps. Mais ce n’était qu’une idée reçue de ma part !! Le cabinet comptable va considérer dans ce cas que je ferai aussi la saisie des journaux de banque, des opérations diverses, le rapprochement de banque, etc. Ce n’était pas du tout ce que je voulais faire ! Donc j’ai retiré cette mission de ma colonne pour la mettre dans la colonne du comptable … Ça ne va pas m’empêcher de les saisir dans mon logiciel pour suivre ce qui sort !

Pour information, le logiciel CIEL auto-entrepreneur gère la TVA mais il faut la paramétrer dès la création de l’exercice –> si vous dépassez les seuils en cours d’année, il va falloir d’abord clôturer votre exercice et en ouvrir un autre afin de pouvoir appliquer la TVA … Ma solution : continuer de saisir mes factures sur CIEL jusqu’à la fin de l’année sans la TVA afin de pourvoir sortir un compte de résultat et utiliser un autre logiciel avec la TVA pour créer les factures que je donnerai à mes clients. Oui ça fait double emploi mais pour 2 mois, ça ne va pas me tuer !

Oui on a le droit de changer de numérotation de facture en cours d’exercice si cela se justifie par un changement de logiciel 😉

Pour aller plus loin …

Dans “Micro-Entreprise” il y a un mot très important : Entreprise. Même si vous créez une micro-entreprise cela reste une entreprise avec tout ce qui va avec : la posture de chef d’entreprise et tout ce qu’on ferait si on avait créé une SARL/EURL/SAS. Tout ça c’est pareil ! Ne croyez pas que parce que c’est une micro que c’est moins important. Non, ça l’est autant, d’autant plus que si vous faîtes bien votre travail, vous aurez une évolution qui pourrait bien vous conduire à passer en entreprise individuelle au réel.

Alors, autant faire les choses bien dès le début non ?

Prenez soin de vous, ne vous oubliez pas !

à bientôt,

Rosenn