En Février dernier j’ai eu la chance de faire un audit organisationnel pour un nouveau client rencontré dans le groupe BNI de Cap Concarneau (comme quoi les réseaux 😉 ). Je voulais vous faire part de la manière dont ça s’est passé afin de vous projeter peut-être dans ce projet.

Préparation

Tout d’abord, il faut se rencontrer pour faire le point sur les besoins du client et vérifier que c’est bien un audit qui est nécessaire.

Dans ce cas précis, tout est parti d’un tête à tête avec cette personne, le tête à tête étant une des étapes clé dans un groupe BNI (pour apprendre à connaître chacun des membres du groupe). Il m’a fait part de son souhait : faire le point sur sa manière de travailler actuelle avant de redémarrer l’année et avant un tournant potentiel de sa société. Il se pose actuellement la question d’avoir une aide externe ou interne pour qu’il se concentre sur son métier et le côté commercial / relationnel de son activité. Et c’est vrai que dans ce cas, donner la main à une personne sur son entreprise ne s’improvise pas : il faut savoir où sont les choses.

C’est, dans ce cas, à ce moment là que nous avons posé les bases de l’audit et l’objectif. J’ai préparé mon support avec toutes les questions que je voulais poser et surtout tous les thèmes à aborder. C’est grâce à lui que j’ai l’intention de ne rien oublier !

L’Audit

Nous avons pris rendez-vous pour l’audit le lundi 12 février à 14h00. J’ai déroulé mes questions en toute bienveillance et objectivité. Tout se passait bien lorsque j’ai décidé de poser une question “piège” sans savoir que ça allait en être une.
– Savez-vous où se trouve votre Kbis ?
– Oui, il doit être là, dans l’armoire, je sais que je l’ai rangé par ici (propos rapportés de mémoire, il n’a pas dû dire exactement cela, mais l’idée y est).

Le document était bien là, dans l’armoire mais il a fallu un certain temps et un certain nombre de dossiers papiers ouverts pour le trouver. Loin de moi l’idée de lui jeter la pierre, mais finalement j’étais là pour ça : trouver les failles et l’aider à les résoudre, c’est ça le plus important.

Au bout de 3h de questions, réponses, démonstrations, explications (je connais bien son métier maintenant !), je peux dire que j’ai fait le tour de la question et que l’audit arrive à son terme, du moins, pour cette étape.

Préparation du rapport

Grâce à mes notes, j’ai pu retranscrire les observations, les points forts (et dans ce cas, il y en avait beaucoup), les points à améliorer et les axes d’amélioration. On peut trouver que je suis pointilleuse parfois mais je préfère rendre un travail complet : le rapport fait donc 23 pages.
Tout y est : le tableau avec toutes mes notes (ne rien cacher, c’est ma devise), la situation avant l’audit, qui je suis, les objectifs, le périmètre, les axes d’amélioration proposées et une proposition. Celle-ci est libre d’être commandée ou non. Dans ce cas, je proposais de mettre en place tous les axes d’amélioration que le client aurait choisi, sachant que je lui aurais conseillé de tous les prendre ;-).

Le Debriefing

Dernier entretien inclus dans l’audit : la restitution. Pour ce client, il a eu lieu 2 semaines après l’audit, le 26 février.

Pendant ce moment, je refais le point sur la situation (vérifier que j’ai bien tout compris), j’ai résumé les points forts et il faut bien insister dessus pour ne pas décourager le client, j’ai résumé les points à améliorer et ça tombait bien, il était d’accord avec tout ! Puis est venu le temps de proposer les axes d’amélioration et ma proposition de mise en place.

C’est à lui maintenant de choisir s’il veut les mettre en place seul ou si je l’accompagne dans ce travail qui peut rebuter certaines personnes. Et puis, c’est plus fun à deux !

Alors, si aujourd’hui vous voyez que ça ne va pas dans votre organisation interne/administrative, n’hésitez pas à faire appel à moi, je saurai vous écouter, définir avec vous votre besoin et l’objectif de l’audit.

A très bientôt et prenez soin de vous,

Rosenn