Oui, ça consiste en quoi ? eh bien je vais vous répondre ci-dessous mais d’abord je voudrais faire le parallèle avec les formateurs / formatrices, qui en général, ont droit à cette question quand ils se présentent : des formations sur quoi ?
Pour moi, c’est pareil ! En effet, le sujet est vaste … donc, je vais vous expliquer MON travail d’assistante administrative freelance, car oui, comme tout entrepreneur, j’ai mes points forts. Le tout est de trouver les clients qui ont besoin de ces points forts !
Etre assistante ne s’improvise pas
Alors, non, le métier d’assistante freelance ne s’improvise pas : on ne se réveille pas un matin en se disant que ça doit être chouette de faire ce métier ! M’enfin, c’est bien connu, n’importe qui peut le faire, ben oui, c’est facile d’être assistante !! Halte là !! il faut beaucoup de qualités pour accomplir un travail qui parait banal mais qui ne l’est pas du tout …
Voilà comment je me présente quand on me demande ce que je fais dans la vie : Je fais gagner du temps aux chefs d’entreprises en faisant leur paperasse quotidienne à leur place, en organisant leur vie administrative professionnelle (je remets de l’ordre) et en préparant les documents nécessaires à leur activité. J’interviens dans leur environnement car tous les documents sont accessibles et ce, une fois par semaine ou une fois par mois (en général). Je fais en sorte que leur bureau soit rangé et organisé pour qu’ils retrouvent leurs petits. Et vous savez quoi ? J’aime ça !
Je me suis rendue compte que si leur environnement n’est pas organisé, ça ressemble rapidement à un paysage chaotique : des montagnes de papiers dont ils ne savent pas quoi faire (quand ils ouvrent leur courrier …) Et oui ! ce n’est pas leur partie préférée et c’est normal, puisqu’ils n’ont pas créé une entreprise pour faire de l’administratif mais pour faire ce qu’ils aiment faire. Pourtant, être organisé et suivre son administratif est incontournable pour le bon suivi de leur entreprise. Dans le cas contraire, c’est la clé sous la porte assuré !
Méthode et expérience
Voilà ce dont on a besoin pour faire ce métier. Il faut avoir roulé sa bosse avant, avoir vu différentes forme d’entreprise et pas que des grosses, car quand on se lance en freelance, on ne s’adresse pas aux grosses entreprises (ils ont déjà une ribambelle d’assistante confirmées dans leurs 18 services). Non, sur ma partie, l’administratif pur et l’organisation, on s’adresse aux TPE et indépendants. Il faut donc savoir comment ça marche.
Pour ma part, j’ai eu cette expérience, et c’est grâce à elle que j’en suis là aujourd’hui. J’ai pu constater à quel point certains artisans sont à la rue pour faire une facture avec toutes les mentions obligatoires (et sur un tableur s’il vous plaît ..non, je ne suis absolument pas partisane de cette méthode, mais j’en parlerai dans un autre billet) et qui corresponde au devis qu’ils avaient fait 6 mois auparavant.
Il est parfois nécessaire de remettre les points sur les « i » et de leur démontrer par A+B par exemple, qu’un tableau de trésorerie est indispensable, que les factures ne se font pas sur Excel, que je ne suis pas la nouvelle gestionnaire de leur entreprise, qu’il y a des choses à faire et d’autres à ne surtout pas faire.
Alors je vais leur faciliter la vie à retrouver les documents qu’ils ont besoin pour le faire leur tableau de bord, et si un est en place quand j’arrive, je me fais un plaisir de continuer à le remplir avec les informations que j’ai. Je vais leur démontrer aussi que c’est indispensable qu’ils sachent s’y retrouver et donc de s’organiser et de ranger correctement les papiers importants et qu’il est indispensable qu’ils gardent la main sur leur entreprise.
Pour être une bonne assistante freelance, il faut être : organisé, en posture d’écoute active, patient (très !), volontaire, multitâches, adaptable, rapide, pragmatique, pédagogue, aimer le changement, avec des connaissances dans plusieurs domaines et dans différents métiers.
Alors, ne vous lancez pas sur un coup de tête et attendez d’avoir un peu d’expérience. Parce que, le client il a besoin d’une personne sur laquelle il peut compter tout de suite et pas sur quelqu’un qui fait ses armes, car il perdra du temps. Et le temps, oui, c’est de l’argent !
Personnalisé
Mes interventions ne sont jamais les mêmes d’un client à un autre, car ils ont chacun leurs besoins, leurs impératifs et aucun n’a le même parcours de gestion d’entreprise. Certains démarrent, d’autres sont des vieux de la vieille, d’autres encore sont dans une mauvaise période financière. Par conséquent, mes missions diffèrent.
Quand on se rencontre, on aborde leurs besoins et ce que je peux leur apporter (il faut être clair : si je ne sais pas faire, je le dis clairement). De là, je commence à travailler pour eux et cela peut évoluer en fonction des aléas de la vie d’une entreprise. Je peux parfois être une béquille sur laquelle ils peuvent s’appuyer en attendant mieux (j’entends par là, une salariée qu’ils peuvent payer, car c’est là que le bas blesse : ils ont besoin d’une aide mais n’ont pas les moyens de se le payer). Mais cela ne me dérange pas : j’aime changer de métier régulièrement.
Ma semaine est très éclectique ! Artisan, commerçants, professions libérales, association, ma semaine n’est jamais la même.
Dernier conseil
Pour celles et ceux (on ne sait jamais), qui veulent se lancer dans cette aventure, il faut être conscient que l’on créé soi-même une entreprise, il faut donc la conduire comme telle. La posture de chef d’entreprise est très difficile à mettre quand on a toujours été « assistant(e) de » et salariée. Mais c’est une sacrée aventure que je ne regrette pas et qui m’emmène dans des projets communs avec des partenaires que seule je n ‘aurai pas tenté. Par exemple, le prochain gros projet m’emmène en Corse !! je vous raconterai …
Et pour ceux qui me lisent juste pour me connaître mieux, j’espère que le but est atteint !
Prenez soin de vous et à très bientôt 🙂
Rosenn